Dashboard Dữ liệu Trường học: Tối ưu quản trị và vận hành dựa trên dữ liệu

Tổng quan dự án

• Khách hàng: Hệ thống trường học liên cấp (giấu tên nhằm bảo mật thông tin khách hàng)

• Lĩnh vực: Giáo dục

• Dịch vụ triển khai bởi Click Star:

• Xây dựng Dashboard dữ liệu tập trung

• Kết nối và đồng bộ dữ liệu đa nền tảng

• Chuẩn hóa hệ thống báo cáo

• Tư vấn quản trị dữ liệu

Bối cảnh & Thách thức

Trong quá trình mở rộng quy mô, nhà trường gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý và khai thác dữ liệu phục vụ công tác vận hành.

Một số vấn đề nổi bật bao gồm:

• Dữ liệu phân tán trên nhiều hệ thống như CRM, Marketing, Website, Excel và phần mềm quản lý học sinh.
• Việc tổng hợp báo cáo được thực hiện thủ công, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Ban giám hiệu chưa có góc nhìn tổng thể về tình hình tuyển sinh, doanh thu và hiệu quả vận hành.
• Khó theo dõi các chỉ số quan trọng theo thời gian thực để đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Thiếu cơ sở dữ liệu tập trung để đánh giá hiệu quả hoạt động giữa các bộ phận.

Giải pháp Click Star triển khai

Sau khi khảo sát nhu cầu thực tế, Click Star đã xây dựng hệ thống Dashboard dữ liệu tập trung với các hạng mục:

• Kết nối và đồng bộ dữ liệu từ CRM, Website, Google Ads, Facebook Ads và các nguồn dữ liệu nội bộ.
• Xây dựng Dashboard trực quan dành cho Ban Giám hiệu, bộ phận Marketing và Tuyển sinh.
• Chuẩn hóa hệ thống KPI và báo cáo trên toàn trường.
• Tự động cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, hỗ trợ theo dõi trên cả máy tính và thiết bị di động.

Kết quả đạt được

• Giảm khoảng 85% thời gian tổng hợp và xử lý báo cáo, từ 2 - 3 ngày xuống còn vài giờ mỗi tuần.
• 100% dữ liệu tuyển sinh, marketing và vận hành được tập trung trên một nền tảng duy nhất.
• Rút ngắn 70% thời gian ra quyết định nhờ khả năng theo dõi số liệu theo thời gian thực.
• Giúp ban lãnh đạo theo dõi hơn 30 chỉ số KPI quan trọng trên cùng một Dashboard.
• Tăng khoảng 18% hiệu quả tuyển sinh nhờ phát hiện sớm các điểm nghẽn trong quy trình chăm sóc và chuyển đổi học viên.